La URS (User Requirement Specification) es el documento que articulará toda la compra de un equipo farmacéutico. Si está bien escrita, los proveedores ofertan con precisión y la calificación es defendible. Si está mal, el proyecto se convierte en una negociación interminable.
Los 3 errores que hay que evitar
- Escribirla después de cotizar: la URS debe escribirse ANTES de pedir ofertas. Si escribes lo que ya vas a comprar, no es una URS: es una transcripción.
- Requisitos vagos: "alta velocidad", "fácil de usar", "moderno" no son requisitos. Cada requisito debe ser medible y verificable.
- Olvidar la documentación entregable: los proveedores rara vez entregan documentación que no aparece en la URS. Si no la pides, no llega.
Los 10 bloques de una URS
Función operativa, rangos operativos (CPP), materiales de construcción, servicios requeridos, sistema de control, seguridad, limpieza, documentación entregable, cumplimiento regulatorio, garantía y soporte.
La regla de oro
Cada requisito debe poder probarse en alguna etapa de la calificación (DQ, IQ, OQ o PQ). Si un requisito no se puede probar, está mal escrito.
¿Quieres profundizar? La Lección 3 del Módulo 5 desmonta una URS típica con ejemplos.